Es una pregunta que se repite constantemente entre autónomos y pequeños negocios: si hago mis facturas en Excel, Word, o las escribo a mano, ¿tengo que cambiar a un software VeriFactu?
La respuesta no es un sí o no rotundo, y conviene entenderla bien para no tomar decisiones precipitadas ni quedarse atrás cuando lleguen los cambios.
La respuesta corta
Si usas Excel, Word o papel de forma manual —es decir, sin ningún sistema informático de facturación integrado con tu contabilidad o con automatismos que generen registros de forma sistemática— no estás sujeto al RRSIF (Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación), que es la normativa que impone VeriFactu.
La AEAT ha aclarado expresamente que el reglamento afecta a los sistemas informáticos de facturación, no a quien genera facturas de forma manual o puntual con herramientas ofimáticas básicas.
Pero hay matices importantes
¿Qué cuenta como "sistema informático de facturación"?
La normativa define como sistema informático de facturación cualquier software que de forma automatizada o semi-automatizada:
- Genera, registra o archiva facturas
- Lleva un control de numeración correlativa automático
- Integra datos de clientes, productos o contabilidad
Si usas Excel con macros, plantillas automáticas, o tienes un sistema que genera facturas en serie, la AEAT puede considerar que sí usas un sistema informático de facturación y, por tanto, estar obligado.
La factura electrónica B2B cambia el escenario
Aunque ahora puedas seguir con Excel o Word, la Ley Crea y Crece va a imponer próximamente la obligación de emitir facturas en formato electrónico estructurado (XML/Facturae) entre empresas (B2B). Cuando eso entre en vigor (estimación: 2027-2028), ya no podrás enviar un PDF de Word ni una imagen escaneada como factura entre empresas.
Esto significa que quien ahora factura con Word o Excel tendrá que migrar igualmente a un software de facturación cuando llegue la factura electrónica B2B, independientemente de VeriFactu.
¿Qué riesgos tiene seguir con Excel o Word?
Aunque sea legal por ahora, facturar con Excel o Word tiene desventajas reales:
- Errores de numeración: mantener series correlativas sin errores a mano es difícil y puede dar problemas en inspecciones.
- Sin copia de seguridad fiable: perder el archivo de Excel supone perder todos tus registros.
- Sin control de cobros: no sabes fácilmente qué facturas están pendientes.
- Sin envío directo: tienes que adjuntar manualmente la factura al correo.
- No preparado para el futuro: cuando llegue la factura electrónica B2B tendrás que migrar igualmente.
La recomendación práctica
Si emites pocas facturas al mes (menos de 10-15), la app gratuita de la AEAT puede ser suficiente para cubrir el cumplimiento de VeriFactu sin coste. Si emites más facturas o necesitas control de clientes, cobros e historial, un software de facturación dedicado es la solución más eficiente a largo plazo.
El coste de herramientas como Factura365 es muy bajo (menos de 10 € al mes), y el tiempo que ahorras en organización, envíos y seguimiento de cobros compensa con creces la inversión.
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